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CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS

Les présentes conditions d’utilisation régissent l’accès aux ACTIFS INFORMATIONNELS de VIGILANCE SANTÉ INC. (« VIGILANCE »). Tout utilisateur qui y accède, que ce soit par l’intermédiaire du logiciel en tant que service, du logiciel installé ou de l’application mobile (l’ « UTILISATEUR ») accepte sans restriction ni réserve les présentes conditions.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, tout UTILISATEUR étant un professionnel de la santé doit de plus avoir lu et accepter les dispositions importantes relatives à la responsabilité professionnelle au paragraphe 8.

1. 1. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

   Les mots et expressions suivants, lorsqu’ils sont employés dans les présentes conditions d’utilisation ont la signification suivante :

   1. 1.1. « ACTIFS INFORMATIONNELS » désigne l’ensemble des banques d’information, des systèmes d’information, des technologies de l’information incluant l’APPLICATION, les LOGICIELS et la PLATEFORME (tels que définis ci-dessous), ainsi que toutes les informations qui les composent qui sont hébergées par VIGILANCE, incluant des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, téléchargés par un client de VIGILANCE ou envoyés à un client par VIGILANCE;
   2. 1.2. « APPLICATION » correspond à l’ensemble des fonctionnalités d’un ou de plusieurs programmes actuellement développés par VIGILANCE, ou qui seront développés dans le futur, accessibles via la PLATEFORME;
   3. 1.3. « CLÉ D’ACCÈS » signifie un « jeton » agissant comme clé électronique pour permettre à l’UTILISATEUR d’accéder aux ACTIFS INFORMATIONNELS;
   4. 1.4. « DOCUMENTATION » signifie toute documentation destinée à l’UTILISATEUR, tout manuel d’utilisation, aide en ligne ou politique rendu disponible de temps à autre par VIGILANCE, en lien avec les ACTIFS INFORMATIONNELS.;
   5. 1.5. « LOGICIELS » désigne tous les produits actuellement développés par VIGILANCE, ou qui seront développés dans le futur, y compris leur code source de programmation, le code objet de programmation, de même que les applications, les banques de données, les banques de photos, la documentation et les mises à jour, mises à niveau ou versions modifiées de ceux-ci, exploités par VIGILANCE notamment sous les marques de commerce « RXVIGILANCE », « VIGILANCEdata », « RXPHOTOS » et « RXCONSULTACTION », et dont la principale fonction est de fournir des informations pharmacologiques pertinentes pour les médicaments utilisés au Canada;
   6. 1.6 « PLATEFORME » désigne tout matériel, système d’exploitation, base de données et environnement fournis par VIGILANCE, sur lequel sera effectuée l’exploitation de l’APPLICATION;
   7. 1.7. « RENSEIGNEMENT(S) PERSONNEL(S) » signifie tout renseignement concernant une personne physique identifiable au sens de toute loi, fédérale ou provinciale, régissant la protection des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS et s’appliquant à l’UTILISATEUR ou à VIGILANCE;
   8. 1.8. « UTILISATEUR » désigne toute personne physique ou morale qui utilise les ACTIFS INFORMATIONNELS et qui y accède.

2. 2.UTILISATION

   1. 2.1. Tout UTILISATEUR bénéficiant d’un droit d’utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS ou ayant une CLÉ D’ACCÈS, le tout en vertu d’un contrat intervenu entre l’UTILISATEUR et VIGILANCE ou tout autre titulaire de licence autorisé par VIGILANCE, aura le droit limité, incessible et non exclusif d’accès et d’utilisation aux ACTIFS INFORMATIONNELS uniquement aux conditions et aux fins décrites aux présentes et ce, dans les limites prévues audit contrat.
   2. 2.2. L’UTILISATEUR est autorisé à utiliser les ACTIFS INFORMATIONNELS uniquement dans le cadre sa pratique professionnelle s’il est un professionnel de la santé.
   3. 2.3.

      Toute utilisation non expressément mentionnée dans les présentes conditions d’utilisation ou non expressément autorisée par écrit par VIGILANCE est interdite. Sans limiter la généralité de ce qui précède, il est notamment interdit à l’UTILISATEUR de :

      1. 2.3.1. utiliser ou permettre à des tiers d'utiliser les ACTIFS INFORMATIONNELS à des fins autres que celles auxquelles ils sont destinés et conçus, de manière abusive ou contraire à la DOCUMENTATION;
      2. 2.3.2. procéder à toute représentation, diffusion, publication ou revente des ACTIFS INFORMATIONNELS, que ce soit à titre gratuit ou onéreux;
      3. 2.3.3. faire toute forme d'utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS de quelque façon que ce soit aux fins de conception, réalisation, diffusion ou commercialisation d’un logiciel installé, d’un logiciel en tant que service, d’une plateforme ou d’une application similaire, équivalent ou de substitution, sauf sur entente écrite préalable avec VIGILANCE à cet effet;
      4. 2.3.4. procéder à toute mise à disposition directe ou indirecte des ACTIFS INFORMATIONNELS au bénéfice d'un tiers, notamment par location, cession ou prêt, même à titre gratuit, ou de le confier à un prestataire quelconque dans le cadre d'une externalisation;
      5. 2.3.5. modifier, adapter, traduire, faire de l'ingénierie inverse, décompiler, désassembler ou tenter d'une quelconque manière de faire une reproduction des composantes des ACTIFS INFORMATIONNELS ou encore autoriser ou aider autrui à le faire;
      6. 2.3.6. réaliser des tests automatisés ou du téléchargement massif sur les ACTIFS INFORMATIONNELS de quelque nature que ce soit;
      7. 2.3.7. planifier ou exécuter toute attaque de quelque nature qu’elle soit envers les ACTIFS INFORMATIONNELS;
      8. 2.3.8. monitorer les ACTIFS INFORMATIONNELS;
      9. 2.3.9. tenter d’accéder de façon illicite aux ACTIFS INFORMATIONNELS en utilisant une CLÉ D’ACCÈS qui ne lui a pas été remise ou par tout autre moyen détourné.

3. 3.OBLIGATIONS DE L’UTILISATEUR

   1. 3.1. L’UTILISATEUR doit disposer d’équipement informatique, d’une bande passante et d’un accès au réseau suffisants pour accéder aux ACTIFS INFORMATIONNELS.
   2. 3.2. L’UTILISATEUR doit protéger sa CLÉ D’ACCÈS contre les accès non autorisés et ne peut communiquer sa CLÉ D’ACCÈS à quiconque, ni utiliser une CLÉ D’ACCÈS qui n’est pas la sienne.

4. 4. SUSPENSION DU DROIT D’ACCÈS

   1. 4.1 VIGILANCE peut, à tout moment, suspendre le droit d’utilisation et d’accès de l’UTILISATEUR aux ACTIFS INFORMATIONNELS au moyen d’un avis écrit à cet effet si ce dernier enfreint une disposition des présentes ou si VIGILANCE est dans l’obligation de le faire en vertu du droit applicable. Le cas échéant, l’UTILISATEUR doit cesser toute utilisation et tout accès aux ACTIFS INFORMATIONNELS et, si requis par VIGILANCE, détruire toutes les copies du LOGICIEL et de ses composantes, le cas échéant, dès la réception de l’avis prévu à la présente disposition.

5. 5. SÉCURITÉ DE LA PLATEFORME ET MESURES TECHNIQUES DE PROTECTION

   1. 5.1. VIGILANCE met en place, dans le cadre des règles de sécurité en vigueur, des mesures de protection de l’ensemble des ACTIFS INFORMATIONNELS, des résultats, des traitements et des transmissions effectuées sur la PLATEFORME, ainsi que de toute information, incluant des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS et d’autres informations, pouvant être transférés par l’UTILISATEUR à VIGILANCE lors de l’utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS.
   2. 5.2.

      Sans limiter la généralité de ce qui précède, l’UTILISATEUR reconnait les caractéristiques et limites reliées à l’utilisation de l’Internet et notamment que :

      1. 5.2.1. les transmissions de données sur l’Internet ne bénéficient que d’une fiabilité technique relative;
      2. 5.2.2. certains réseaux spécifiques peuvent dépendre d’accords particuliers et être soumis à des restrictions d’accès qui ne permettront pas l’accès aux ACTIFS INFORMATIONNELS, en tout ou en partie;
      3. 5.2.3. les données circulant sur l’Internet ne sont pas protégées contre des détournements éventuels. Bien que la PLATEFORME soit pourvue d’un certificat SSL, la communication de toutes informations à caractère sensible est effectuée par l’UTILISATEUR à ses risques et périls; et
      4. 5.2.4. la mise à disposition des ACTIFS INFORMATIONNELS aux UTILISATEURS peut faire l’objet d’intrusions de tiers non autorisées et être, en conséquence, corrompue en dépit de la délivrance par VIGILANCE d’un accès protégé.
   3. 5.3. L’UTILISATEUR est informé et accepte expressément que, conformément aux dispositions légales applicables, la PLATEFORME comporte des dispositifs techniques (cookies ou autres technologies) qui, notamment, lors d’une connexion Internet, peuvent permettre à l’UTILISATEUR via un Webservice, soit automatiquement, soit le cas échéant à l’initiative de VIGILANCE, d’envoyer à VIGILANCE des informations sur l’identification de l’UTILISATEUR (par exemple l’adresse IP de l’UTILISATEUR, laquelle est un RENSEIGNEMENT PERSONNEL); les informations obtenues par VIGILANCE grâce à ces dispositifs techniques sont susceptibles d’être utilisées par VIGILANCE dans le cadre de lutte anti-contrefaçon, pour repérer et empêcher une éventuelle utilisation illicite ou non conforme de la PLATEFORME.
   4. 5.4. L’UTILISATEUR déclare et garantit que tous les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS pouvant être transférés ou autrement rendus accessibles à VIGILANCE par l’UTILISATEUR lors de l’utilisation de la PLATEFORME ont été obtenus par celui-ci en conformité avec les lois relatives aux RENSEIGNEMENTS PERSONNELS et que tout consentement nécessaire a été dûment obtenu, le cas échéant.
   5. 5.5. VIGILANCE s’engage à ne distribuer ou mettre à la disposition d’une tierce partie aucun RENSEIGNEMENT PERSONNEL qu’il aurait reçu. Sans limiter la généralité de ce qui précède, VIGILANCE pourra, à partir des renseignements lui étant transférés par l’UTILISATEUR, compiler des données anonymisées à des fins d'assurance qualité, de statistiques et d'amélioration continue de la PLATEFORME, ou encore lorsque requis par une loi.

6. 6. LIENS EXTERNES ET INTERACTION AVEC D’AUTRES SYSTÈMES

   1. 6.1. Les liens vers d'autres sites Web et les références à d'autres sites Web sont fournis aux fins de commodité seulement. VIGILANCE n'a pas vérifié ces autres sites Web et n'endosse pas, ni expressément ni implicitement, les autres sites Web, l'information et les éléments de ces autres sites Web et l'accessibilité à ces sites Web par l'intermédiaire desdits liens. De plus, VIGILANCE n'assume aucune responsabilité relative aux autres sites Web, à l'information ou aux éléments qui y sont présentés ni aux produits ou services qui y sont offerts. VIGILANCE ne fait aucune déclaration ni n'offre aucune garantie quant à la sécurité de toute information, y compris les renseignements personnels, que l’UTILISATEUR pourrait être invité à donner à un tiers.
   2. 6.2. Il peut arriver, dans certaines circonstances, que l’accès aux ACTIFS INFORMATIONNELS nécessite l’interaction avec des logiciels, plateformes ou programmes informatiques de tierces parties. Le cas échéant, l’UTILISATEUR peut être assujetti aux conditions et modalités d’utilisations de tierces parties qui ne sont pas sous le contrôle de VIGILANCE.

7. 7. EXCLUSION DE GARANTIE ET LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

   1. 7.1.

      VIGILANCE (de même que ses actionnaires, dirigeants, administrateurs, employés, collaborateurs et sous-traitants) ne donne aucune garantie, expresse ou implicite relativement:

      1. 7.1.1. au fonctionnement ininterrompu ou exempt d’erreur, de défaut, de virus ou d'autres éléments nuisibles des ACTIFS INFORMATIONNELS;
      2. 7.1.2. à l’adéquation des fonctions et capacités des ACTIFS INFORMATIONNELS avec les attentes et besoins de l’UTILISATEUR;
      3. 7.1.3. aux équipements informatiques de l’UTILISATEUR, à leur fonctionnement et à celui de leurs composants matériels et logiciels; et
      4. 7.1.4. aux retombées, financières ou non, réelles ou appréhendées, positives ou non, résultant ou pouvant résulter de l’utilisation de la PLATEFORME.
   2. 7.2. L’UTILISATEUR est seul responsable : (a) de la sélection des ACTIFS INFORMATIONNELS pour atteindre les résultats escomptés; (b) de l’obtention, l’approvisionnement, la configuration, l’entretien, le paiement et la protection à l’encontre de tout dommage ou perte de tout équipement et service requis pour l’installation et l’utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS; (c) de fournir un site et un environnement sûrs et adéquats pour l’installation et l’utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS; (d) de l’utilisation, l’installation, l’implantation et l’exploitation des ACTIFS INFORMATIONNELS et des résultats obtenus de ces derniers; (e) du repérage et de la prévention de l’introduction et de la transmission de virus, de chevaux de Troie, de vers informatiques ou d’autres composantes destructives ou perturbatrices; et (f) de maintenir des copies de sauvegarde et d’archivage complètes et à jour de toutes les données contenues sur l’équipement informatique ou l’appareil mobile de l’UTILISATEUR avant d’installer ou d’utiliser les ACTIFS INFORMATIONNELS.
   3. 7.3.

      VIGILANCE (de même que ses actionnaires, dirigeants, administrateurs, employés, collaborateurs et sous-traitants) n’offre aucune garantie et ne peut en aucun cas être tenue responsable envers le l’UTILISATEUR de toute faute et de tout dommage, direct ou indirect, dans l’un ou l’autre des cas suivants :

      1. 7.3.1. modifications apportées au contenu des ACTIFS INFORMATIONNELS par l’UTILISATEUR ou un de ses préposés;
      2. 7.3.2. modifications ou ajouts, matériels ou logiciels, par l’UTILISATEUR ou un de ses préposés, à tout équipement informatique, ayant un effet sur le bon fonctionnement des ACTIFS INFORMATIONNELS;
      3. 7.3.3. introduction, par négligence ou volontaire, par l’UTILISATEUR ou un de ses préposés, d’un virus informatique dans tout équipement informatique, ayant un effet sur le bon fonctionnement des ACTIFS INFORMATIONNELS; et
      4. 7.3.4. perte d’occasions ou de revenus d’affaires reliés au fonctionnement ou à l’absence de fonctionnement, ou à l’utilisation ou à l’absence d’utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS par l’UTILISATEUR ou un de ses préposés.

      Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, l’UTILISATEUR s’engage à tenir VIGILANCE (de même que ses actionnaires, dirigeants, administrateurs, employés, collaborateurs et sous-traitants), indemne et à couvert de toute réclamation d’un tiers en découlant.

   4. 7.4. VIGILANCE (de même que ses actionnaires, dirigeants, administrateurs, employés, collaborateurs et sous-traitants) ne peut être tenue envers l’UTILISATEUR à des dommages-intérêts indirects ou punitifs, y compris, de façon non limitative, pour toute perte de profit ou autre perte économique, découlant de l'utilisation de la PLATEFORME ou d'une incapacité à l’utiliser, et ce, même si VIGILANCE a été avertie de la possibilité que survienne tels préjudices.

8. 8. DISPOSITIONS IMPORTANTES – RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE

   Lorsque l’UTILISATEUR et un professionnel de la santé, et sans s’y restreindre, un pharmacien, un médecin ou une infirmière :

   1. 8.1. L’UTILISATEUR convient que l’obligation professionnelle de fournir des services de soins de santé aux patients incombe exclusivement à l’UTILISATEUR. Les ACTIFS INFORMATIONNELS ne doivent pas être considérés comme des substituts aux pratiques standards ou encore au jugement professionnel, aux compétences et à l’expertise du professionnel de la santé qui les utilise, mais plutôt comme une aide de référence destinée à l’UTILISATEUR.
   2. 8.2. L’UTILISATEUR comprend et accepte que les ACTIFS INFORMATIONNELS comportent des résumés basés sur la littérature scientifique initialement destinés au marché canadien et ne doit pas se substituer au jugement professionnel. Des informations complémentaires peuvent être disponibles directement auprès du fabricant.
   3. 8.3. L'UTILISATEUR dégage VIGILANCE de toute responsabilité quant au contenu et aux recommandations, tant pharmacologiques que professionnelles, des différents œuvres de références utilisées pour développer et mettre à jour les ACTIFS INFORMATIONNELS.
   4. 8.4. L’usage des ACTIFS INFORMATIONNELS ne dispense pas l’UTILISATEUR de constituer un dossier médical conformément à ses obligations professionnelles.
   5. 8.5. L’UTILISATEUR convient que l’obligation professionnelle de fournir des services de soins de santé aux patients incombe exclusivement aux professionnels de la santé. VIGILANGE n’assume par conséquent aucune responsabilité, de quelque nature que ce soit, liée à l’information ou aux données consultées au moyen des ACTIFS INFORMATIONNELS, ou encore aux diagnostics établis ou aux traitements prodigués sur la base de l’information ou des données ainsi consultées.
   6. 8.6. VIGILANCE ne peut être tenue responsable des actes susceptibles d’engager la responsabilité professionnelle de la personne qui a posé l’acte en question, de constituer une faute professionnelle, un défaut d’information ou de la négligence.
   7. 8.7. Les limitations de responsabilité de VIGILANCE ci-dessus s’appliquent également au bénéfice de ses actionnaires, dirigeants, cadres, employés, collaborateurs, sous-traitants et distributeurs.

9. 9. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

   1. 9.1. Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux ACTIFS INFORMATIONNELS sont la propriété exclusive de VIGILANCE. Ces droits sont protégés par la législation canadienne en matière de propriété intellectuelle, par les dispositions des traités internationaux et par les lois applicables dans le pays où ils sont utilisés. VIGILANCE fera respecter ses droits de propriété intellectuelle dans toutes les mesures permises par les lois applicables. La structure et l’organisation des ACTIFS INFORMATIONNELS sont des secrets commerciaux de valeur et des informations confidentielles appartenant à VIGILANCE. L’utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS n’accorde aucun droit de quelque nature que ce soit sur ceux ci, ni sur quelconque information, document, image ou autre élément s’y retrouvant.
   2. 9.2. L'ensemble du contenu des ACTIFS INFORMATIONNELS, y compris toute image et tout texte, ne peut être distribué, modifié, réutilisé, republié ou autrement utilisé en totalité ou en partie, que ce soit sous forme textuelle, graphique, audio, vidéo ou exécutable, sauf selon les présentes conditions d’utilisation ou suivant l'autorisation écrite de VIGILANCE. L'utilisation des marques de commerce de VIGILANCE, sauf tel qu’expressément autorisé et conformément aux instructions fournies par VIGILANCE, est interdite et peut constituer une violation de la législation et de la règlementation applicables.

10. 10. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

    1. 10.1. La PLATEFORME est gérée et exploitée par VIGILANCE, de Repentigny, province de Québec, et les présentes conditions d’utilisation sont régies par les lois du Québec et les lois applicables du Canada, sans référence aux principes de conflit de lois. L’UTILISATEUR accepte d'être lié par ces lois et de se soumettre à la juridiction des tribunaux du district de Montréal, province de Québec en ce qui a trait à l'interprétation ou à l'application des présentes et relativement à tout litige découlant des présentes conditions d’utilisation ou de l’utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS.
    2. 10.2. Toute maintenance et toute assistance technique relativement aux ACTIFS INFORMATIONNELS est assurée par (i) le fournisseur de services auquel VIGILANCE a accordé le droit de concéder des sous-licences pour l’utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS ou (ii) VIGILANCE elle-même lorsque la licence d’utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS est accordée directement par VIGILANCE à l’UTILISATEUR. Dans le premier cas, l’UTILISATEUR reconnait et accepte que VIGILANCE n’a aucune obligation de quelque nature que ce soit relativement à la fourniture de services de maintenance ou d’assistance technique relativement aux ACTIFS INFORMATIONNELS.
    3. 10.3. L’UTILISATEUR doit respecter et s’assurer que son utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS est conforme à toutes les lois et tous les règlements applicables, qu’ils soient municipaux, provinciaux, fédéraux ou étrangers, y compris, mais sans limitation, à toutes lois relatives à la protection des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
    4. 10.4. VIGILANCE ne fait aucune déclaration selon laquelle les ACTIFS INFORMATIONNELS sont appropriés ou accessibles pour l'utilisation à d'autres endroits que le Canada. L’UTILISATEUR est responsable du respect de toute loi applicable dans la juridiction où il se trouve. VIGILANCE se réserve le droit de changer, suspendre, retirer ou désactiver l’accès aux ACTIFS INFORMATIONNELS dans une ou plusieurs juridictions particulières en tout temps et sans aucun avis pour protéger ses intérêts commerciaux légitimes ou pour s’assurer du respect des lois. Le cas échéant, VIGILANCE ne pourra être tenu responsable pour le retrait de ou la désactivation de l’accès aux ACTIFS INFORMATIONNELS.
    5. 10.5. L’UTILISATEUR ne peut céder ou transférer les droits d’utilisation mentionnés aux présentes sans le consentement préalable écrit de VIGILANCE.
    6. 10.6. VIGILANCE pourra modifier les présentes conditions d’utilisation ou toute condition complémentaire qui s’appliquent aux ACTIFS INFORMATIONNELS notamment pour refléter des changements à la loi ou des modifications apportées aux ACTIFS INFORMATIONNELS. VIGILANCE publiera un avis de conditions d’utilisation complémentaires ou modifiées sur la PLATEFORME, lequel avis devra être approuvé par l’UTILISATEUR avant que celui-ci ne continue son usage des ACTIFS INFORMATIONNELS.

L’UTILISATEUR CONFIRME QU’IL ACCEPTE LES PRÉSENTES CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS TELLES QUE MODIFIÉES EN DATE DU 25 SEPTEMBRE 2023 ET QU’IL S’ENGAGE À LES RESPECTER.

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS – ACTIFS INFORMATIONNELS

1. 1. OBJET

   La présente Politique sur la protection des renseignements personnels – Actifs informationnels (ci-après : la « POLITIQUE ») constitue une part intégrante des CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS (disponibles au lien suivant https://store.vigilance.ca/documents-legaux#conditions-generales-utilisation) et précise les modalités de la mise en œuvre par VIGILANCE des articles visant à la protection des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.

2. 2.DÉFINITIONS

   Les mots ou expressions comportant des lettres majuscules au sein de la POLITIQUE et qui n’y sont pas définis ont le sens et s’interprètent en fonction des définitions qui leur sont attribuées dans les CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS.

   Autrement, les définitions suivantes sont applicables aux termes correspondants débutant par une majuscule dans la présente Politique :

   1. 2.1

      « ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE » ou « EFVP » désigne la démarche qui consiste à considérer tous les facteurs qui auront un impact positif ou négatif pour le respect de la vie privée des Personnes concernées. Ces facteurs sont :

      1. (1)La conformité d’un projet en technologie de l’information ou d’une communication à la législation applicable à la protection des Renseignements personnels et le respect des principes qui l’appuient;
      2. (2)L’identification des risques d’atteinte à la vie privée engendrés par le projet ou la communication et l’évaluation de leurs impacts;
      3. (3)La mise en place de stratégies pour éviter ces risques ou les réduire efficacement;
   2. 2.2. « ÉTAT » toute juridiction reconnue par la communauté internationale ou par un état national à l’intérieur de ses frontières, et ce, quel que soit le système d’organisation politique et constitutionnelle incluant sans s’y limiter, les provinces canadiennes, le Canada, les États-Unis, les états américains, les états européens et l’Union européenne.
   3. 2.3. « INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ » désigne l’un ou l’autre des incidents suivants : i) l’accès non autorisé à un Renseignement personnel; ii) l’utilisation non autorisée d’un Renseignement personnel; iii) la communication non autorisée d’un Renseignement personnel; iv) la perte d’un Renseignement personnel; ou v) tout autre atteinte à la protection d’un Renseignement personnel;
   4. 2.4. « TRANSACTION COMMERCIALE » désigne l’aliénation ou la location de tout ou partie de VIGILANCE ou de ses actifs, une modification de sa structure juridique par fusion ou autrement, l’obtention d’un prêt ou toute autre forme de financement ou une sûreté prise pour garantir une de ses obligations.

3. 3. PORTÉE

   1. 3.1. La POLITIQUE s’applique aux RENSEIGNEMENTS PERSONNELS qui sont recueillis, communiqués, utilisés, conservés, modifiés et détruits par l’entremise des ACTIFS INFORMATIONNELS par un UTILISATEUR.
   2. 3.2. La POLITIQUE s’applique peu importe la juridiction où se trouve l’UTILISATEUR.

4. 4. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

   1. 4.1. L’UTILISATEUR est pleinement responsable de sa conformité à toute obligation qui incombe à la personne qui recueille des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS en vertu des lois et règlements visant leur protection qui lui sont applicables. À des fins de clarté, l’UTILISATEUR est responsable de la collecte des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS auprès des patients ainsi qu’auprès de toute personne concernée par de tels renseignements.
   2. 4.2. Les ACTIFS INFORMATIONNELS contiennent des champs d’entrée de données prédéfinis pour saisir des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. Ces champs sont généralement requis par plusieurs UTILISATEURS. Toutefois, l’UTILISATEUR reconnaît que les moyens et les finalités de la collecte des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ainsi que leur communication à VIGILANCE dépendront de ses procédures internes.
   3. 4.3. En acceptant les CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS, l’UTILISATEUR reconnaît que VIGILANCE n’utilise, communique, conserve les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, qu’à titre de prestataire de service et uniquement dans l’objectif de lui fournir les services qu’il requiert.
   4. 4.4. Dès lors que l’UTILISATEUR accepte les CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS, VIGILANCE présume que l’UTILISATEUR respecte ses obligations légales et réglementaires, notamment l’obligation d’établir sa propre politique de confidentialité, l’obligation d’obtenir le consentement des patients et autres personnes concernées et de répondre à leurs demandes d’exercice de droits. Conformément à l’article 5.5 des CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS, l’UTILISATEUR devra faire une déclaration à cet égard.

5. 5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DU CLIENT À VIGILANCE

   1. 5.1. Les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS des patients sont communiqués à VIGILANCE par l’UTILISATEUR via la Plateforme Web ou la Plateforme Windows.
   2. 5.2. L’UTILISATEUR a le droit de demander à VIGILANCE de l’autoriser à effectuer les vérifications quant au respect de la confidentialité des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS qui lui sont ainsi communiqués.

6. 6. COMMUNICATION SUBSÉQUENTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DÉTENUS PAR VIGILANCE

   1. 6.1. VIGILANCE reconnaît que, sauf dans les cas et sous réserve des conditions décrites ci-après, la communication des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS à un tiers requiert le consentement de l’UTILISATEUR. VIGILANCE peut toutefois, sans leur consentement, communiquer des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS lorsque la loi l’autorise ou l’exige.
   2. 6.2. Chaque fois que VIGILANCE doit communiquer des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, VIGILANCE s’efforce de ne pas communiquer plus de renseignements qu’il n’est requis dans les circonstances.
   3. 6.3.

      Afin d’assurer la prestation des services, VIGILANCE pourrait communiquer des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS à des partenaires prestataires de services ou à des mandataires. Un contrat écrit les obligera à :

      • n’utiliser que les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS nécessaires à la prestation des services;
      • s’abstenir de divulguer ou de communiquer les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS sans le consentement de VIGILANCE;
      • mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses;
      • permettre à VIGILANCE de faire, directement ou par l’entremise d’un tiers, des vérifications de conformité relatives à la confidentialité des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;
      • aviser VIGILANCE immédiatement de toute violation ou tentative de violation de la confidentialité des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;
      • détruire les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS à la fin du contrat.
   4. 6.4.

      Afin de conclure une TRANSACTION COMMERCIALE, VIGILANCE pourrait communiquer des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS à une autre partie. Un contrat oblige cette partie à :

      • n’utiliser que les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS nécessaires à la conclusion de la TRANSACTION COMMERCIALE;
      • mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses;
      • s’abstenir de divulguer ou de communiquer les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS sans le consentement de VIGILANCE;
      • aviser immédiatement VIGILANCE de toute violation ou tentative de violation de la confidentialité des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;
      • détruire les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS si la TRANSACTION COMMERCIALE n’est pas conclue ou que ceux-ci ne sont plus nécessaires à sa conclusion.
   5. 6.5. Afin de se conformer à une ordonnance ou une décision d’une autorité compétente, VIGILANCE pourrait être dans l’obligation de fournir des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. Les lois qui régissent ces tribunaux et autorités les obligent à mettre en place des mesures afin de respecter et de préserver la confidentialité des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
   6. 6.6. Afin d’assurer sa défense ou de faire valoir ses droits, il est possible que VIGILANCE communique des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS à ses avocats ou procureurs.
   7. 6.7.

      VIGILANCE pourrait communiquer des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS à l’extérieur du Québec, notamment dans d’autres provinces canadiennes. Avant cette communication, VIGILANCE procédera à une EFVP tenant compte :

      • de la sensibilité des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;
      • de la finalité de leur utilisation;
      • des mesures de protection dont ils bénéficieront; et
      • du régime juridique applicable dans l’ÉTAT où les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS seront communiqués.
   8. 6.8. VIGILANCE ne procédera à la communication visée par l’article 6.7, que si l’EFVP démontre que les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS bénéficieront d’une protection adéquate au regard des principes de protection des Renseignements personnels généralement reconnus.
   9. 6.9. La communication visée par l’article 6.7, fera l’objet d’une entente écrite tenant compte de l’ensemble des conclusions de l’EFVP ainsi que des modalités convenues dans le but d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de l’EFVP.

7. 7. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR VIGILANCE

   1. 7.1.

      L’utilisation des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS est l’ensemble des opérations effectuées à l’interne par le personnel de VIGILANCE dont les finalités sont les suivantes :

      • Fournir les ACTIFS INFORMATIONNELS à l’UTILISATEUR et en assurer le fonctionnement optimal;
      • Soutenir le Client dans son utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS.
   2. 7.2. VIGILANCE peut utiliser les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS sans le consentement de l’UTILSATEUR à des fins compatibles avec celles énumérées à l’article 7.1. Pour qu’une fin soit compatible au sens du présent article, il doit y avoir un lien pertinent et direct avec les fins pour lesquelles le renseignement a été collecté.
   3. 7.3. VIGILANCE peut utiliser les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS sans le consentement de l’UTILSATEUR à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité incluant les mesures visant la qualité et la sécurité des produits.
   4. 7.4. VIGILANCE peut utiliser les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS sans le consentement de l’UTILSATEUR lorsque leur utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et qu’ils sont dépersonnalisés. Pour les fins de la présente entente, un RENSEIGNEMENT PERSONNEL est dépersonnalisé lorsque ce renseignement ne permet plus d’identifier directement la personne concernée.
   5. 7.5.

      À l’égard de l’utilisation des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, VIGILANCE applique les principes suivants :

      • Chaque membre du personnel de VIGILANCE qui utilise des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS est lié par des obligations de confidentialité et a reçu une formation adéquate et ne peut avoir accès qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice de sa fonction;
      • Le membre du personnel de VIGILANCE qui contrevient à ses obligations en matière de confidentialité s’expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.
      • Ces sanctions sont prévues au sein des politiques internes de VIGILANCE et sont portées à la connaissance des membres du personnel avant toute utilisation de RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;
      • VIGILANCE n’utilise les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS transmis par les Clients que pour réaliser les finalités décrites ci-haut ou pour des finalités compatibles ayant un lien direct et pertinent avec celles-ci.
   6. 7.6. L’UTILISATEUR a le droit de donner des instructions sur l’utilisation des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS qu’ils recueillent. VIGILANCE pourrait informer un UTILISATEUR lorsqu’à son avis, une de ses instructions enfreint les lois protégeant les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, sans obligation de sa part de consulter un avocat ou un procureur. Cette information ne constitue pas un avis ou un conseil juridique. L’UTILISATEUR pourra par la suite, à sa discrétion, obtenir un tel avis ou conseil d’un avocat ou d’un procureur dont l’exercice de la profession est reconnu dans sa juridiction.

8. 8. CONSERVATION ET SUPPRESSION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

   1. 8.1.Les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS sont hébergés sur nos serveurs et ceux de nos applications internes. Les serveurs sont situés au Canada. Cet hébergement est soumis aux articles 6.3 (communication à un prestataire de service) et le cas échéant, aux articles 6.7 à 6.9 (communication à l’extérieur du Québec).
   2. 8.2.Aussitôt qu’une demande de suppression ou de modification est reçue par VIGILANCE de la part d’un UTILISATEUR, celle-ci est analysée par nos équipes, puis les suppressions et mises à jour dans les bases de données sont effectuées dans un délai de trente (30) jours. La transmission de la demande aux sous-traitants est aussi faite immédiatement.
   3. 8.3.La suppression d’un compte UTILISATEUR est faite dans les trente (30) jours suivants la demande, bien que pour des raisons techniques, certaines traces de votre utilisation puissent demeurer dans nos systèmes, notamment dans des journaux de connexion et dans des copies de sauvegarde pendant trois (3) ans.
   4. 8.4.Lorsque cette obligation est applicable, l’UTILISATEUR doit établir son propre calendrier de conservation des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS et transmettre à VIGILANCE des instructions quant à leur suppression. Pour des raisons légales, certains RENSEIGNEMENTS PERSONNELS liés aux comptes UTILISATEURS pourraient être conservés par VIGILANCE.
   5. 8.5.Nonobstant les articles qui précèdent, les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS communiqués via les LOGICIELS RXVIGILANCE et RXCONSULACTION ne sont conservés que momentanément. Dès lors que l’UTILISATEUR reçoit la réponse, ces renseignements sont supprimés. Conformément à l’article 8.4 des CONDITIONS GÉNÉRALES D’UTILISATION DES ACTIFS INFORMATIONNELS, l’UTILISATEUR demeure responsable quant à la constitution de tout dossier visant sa conformité à des obligations professionnelles.

9. 9. DEMANDE D’EXERCICE DE DROIT

   1. 9.1.L’UTLISATEUR est responsable du traitement de toute demande d’exercice de droit émanant d’une personne concernée par des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS que cet UTILISATEUR a communiqué à VIGILANCE.
   2. 9.2.Tel que précisé à l’article 8.5 de la présente POLITIQUE, VIGILANCE ne conserve pas certains RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
   3. 9.3.Lorsque VIGILANCE conserve certains RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, VIGILANCE ne le fait que pour le compte et au nom de l’UTILISATEUR. En ce cas, en vertu de la loi, VIGILANCE a l’obligation de confirmer la source des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS à l’UTILISATEUR. VIGILANCE pourrait informer une personne concernée du nom de l’UTILISATEUR et de ses coordonnées afin qu’elle puisse exercer ses droits.

10. 10. MESURES DE SÉCURITÉ

    1. 10.1.En tenant compte de facteurs tels que la nature, la portée, le contexte et les finalités de l’utilisation, de la communication et de la conservation des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, VIGILANCE mettra en œuvre des mesures de protection administratives et techniques appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques d’atteinte à la confidentialité, à l’intégrité et à la disponibilité de ces renseignements.
    2. 10.2.L’UTILISATEUR et VIGILANCE conviennent qu’ils feront preuve d’un soin et d’une diligence commercialement raisonnables pour ne pas se transmettre, lors de leurs échanges, des virus informatiques, vers, bogues ou tout autre programme informatique pouvant causer des dommages à la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité de l’information.
    3. 10.3.

       Sans limiter ce qui précède, VIGILANCE s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

       • le chiffrement des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;
       • une politique de sécurité de l’information, incluant notamment des mesures relatives à la destruction des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;
       • un plan d’intervention lors d’un incident de sécurité;
       • les moyens techniques permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes d’information;
       • les moyens permettant de rétablir la disponibilité des ACTIFS INFORMATIONNELS et l’accès aux RENSEIGNEMENTS PERSONNELS dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;
       • une procédure visant à tester, analyser et évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
    4. 10.4. Afin d’assurer un meilleur niveau de sécurité, l’ensemble des mesures appliquées par VIGILANCE n’est pas décliné à l’article 10.3. Tant que cela demeure raisonnable, l’UTILISATEUR a le droit de demander de l’information complémentaire sur ces mesures.

11. 11. SIGNALEMENT DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

    1. 11.1.VIGILANCE s’engage à tenir un registre de tous les Incidents de confidentialité suivant les exigences légales et réglementaires en vigueur dans la province du Québec.
    2. 11.2.VIGILANCE avisera l’UTILISATEUR des violations et tentatives de violation de la protection des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
    3. 11.3.Dès lorsqu’il y a un Incident de confidentialité, VIGILANCE transmettra un avis écrit à l’UTILISATEUR. L’avis écrit peut être transmis par courriel à une adresse que l’UTILISATEUR devra préciser.
    4. 11.4.

       VIGILANCE transmettra à l’UTILISATEUR toute documentation utile afin de lui permettre de signaler l’Incident de confidentialité à l’autorité compétente et aux Personnes concernées au moyen d’un avis contenant :

       • une description du type d’incident, de la cause, de la date et du lieu, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par l’incident, les catégories et le nombre approximatif de Renseignements personnels ainsi que le type de support sur lesquels sont enregistrés les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;
       • une description des conséquences probables de l’Incident de confidentialité, notamment une évaluation des risques d’utilisation malveillante ou de préjudice aux personnes concernées par les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS;
       • une description des mesures prises ou proposées par le responsable de la protection des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent;
       • le nom et les coordonnées du RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS de VIGILANCE ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues.

12. 12. FIN CONTRAT

    1. 12.1.À l’expiration du contrat avec l’UTILISATEUR, l’UTILISATEUR pourra choisir de se faire restituer les RENSEIGNEMENTS PERSONNELS qu’il aura communiqués à VIGILANCE dans un format communément utilisé.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – SITE WEB

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ AVANT D’UTILISER LE SITE WEB.

1. 1. OBJET ET PORTÉE

   Vigilance Santé (ci-après : « Vigilance » ou « nous ») porte une attention particulière à la protection des Renseignements personnels (tels que définis ci-après) qu’elle détient.

   La présente politique a pour objet d’établir et de décrire :

   • les obligations de Vigilance relativement à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction des renseignements personnels;
   • la portée du consentement des personnes concernées par ces renseignements ainsi que la manière dont ils peuvent exercer leurs droits.
   • Les mesures de sécurité et de gouvernance visant à les protéger que nous respectons;

   La Politique s’applique aux Renseignements personnels concernant les utilisateurs du site Web : https://www.vigilance.ca/ (ci-après : le « Site Web ») qui sont directement recueillis par Vigilance.

   Cette Politique ne s’applique pas aux renseignements personnels concernant des patients ou autres personnes concernées par des Renseignements personnels qui sont communiqués par un UTILISATEUR lors de son utilisation des ACTIFS INFORMATIONNELS (tels que ces termes sont définis dans les Conditions générales d’utilisation des actifs informationnels disponibles au lien suivant : https://store.vigilance.ca/documents-legaux#conditions-generales-utilisation). Pour toute question ou préoccupation relative à ces renseignements, nous vous référons à la Politique sur la protection des renseignements personnels – Actifs informationnels disponible au lien suivant : https://www.vigilance.ca/documents-legaux#politique-sur-la-protection-des-renseignements-personnels. À des fins de clarté, cette dernière s’applique, peu importe la méthode d’accès aux ACTIFS INFORMATIONNELS, que ce soit via le portail Web ou le portail Windows.

2. 2.COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

   Par « Renseignements personnels », on entend tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

   Nous ne recueillons que les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d’établir, de gérer et de maintenir notre relation avec vous dans le but de vous offrir le meilleur service possible. Selon les circonstances, nous pourrions recueillir les renseignements personnels suivants à votre sujet :

   • Nom et langue de correspondance;
   • Adresse courriel;
   • Numéro de téléphone;
   • Adresse physique;
   • Profession;
   • Numéro de permis;
   • Données d’utilisation du site Web ainsi que l’historique de navigation; et
   • Toute demande que vous pourriez éventuellement nous adresser (aux fins de traitement et d’archivage)

   Nous pourrions recueillir les Renseignements personnels sur le Site Web, directement ou via des formulaires (ex. soutien technique ou information générale). Plus largement, nous pourrions les recueillir lors de vos échanges par courriel, téléphoniques ou en personne avec un de nos employés ou représentants.

3. 3.CONSENTEMENT

   Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs spécifiques identifiés dans la section suivante de la présente Politique.

   En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite et manifesté de manière expresse (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels, par exemple). Dès lors que des Renseignements personnels sont sensibles, nous nous assurerons que votre consentement est manifesté de manière expresse.

   EN UTILISANT LE SITE WEB, VOUS CONSENTEZ À CE QUE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SOIENT RECUEILLIS, UTILISÉS, COMMUNIQUÉS ET CONSERVÉS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE. VEUILLEZ DONC LA LIRE ATTENTIVEMENT.

   Si vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser le Site Web. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement, en tout temps, sur transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre Site Web pourraient ne plus vous être accessibles ou bien nous ne pourrons plus vous offrir certains de nos services.

4. 4. FINALITÉS DE L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

   Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

   • La gestion, la planification et l’amélioration du Site Web;
   • La mesure de l’utilisation du Site Web, y compris l’usage de fonctionnalités spécifiques;
   • Le développement et l’amélioration du Site Web sur la base de vos recherches, de votre utilisation et des options que vous choisissez;
   • L’identification et la correction des anomalies liées au Site Web;
   • La réponse à vos courriels et demandes de soutien technique; et
   • La communication aux clients d’informations relatives aux changements et aux améliorations dans nos services.

   Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles énumérées ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre consentement ou si la loi l’exige ou l’autorise.

5. 5.ENGAGEMENTS ET MESURES DE GOUVERNANCE

   Nous avons mis en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection de vos renseignements personnels. Nous nous engageons notamment à prendre les mesures suivantes :

   • mettre en place les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés, détenus ou détruits;
   • mettre en place les mesures physiques, administratives et technologiques nécessaires pour empêcher que des personnes non autorisées aient accès, directement ou indirectement, aux renseignements personnels;
   • s’assurer que seuls nos employés, mandataires et prestataires qui ont qualité pour consulter les renseignements personnels puissent en prendre connaissance et qu’ils ne consultent que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de leurs fonctions; et
   • s’assurer que nos employés, mandataires et prestataires, qui ont qualité pour consulter les Renseignements personnels, soient assujettis à des engagements de confidentialité et à des directives assortis de sanctions en cas de manquement à leur obligation de confidentialité.

6. 6. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

   • À qui pourrions-nous communiquer des Renseignements personnels?

     Chaque fois que nous devrons communiquer des Renseignements personnels vous concernant, nous nous efforcerons de ne communiquer que le minimum de renseignements nécessaire pour atteindre une finalité légitime.

     Nous reconnaissons que, sauf dans les cas et sous réserve des conditions décrites ci-après, la communication de vos Renseignements personnels à un tiers requiert votre consentement. Nous pouvons toutefois, sans votre consentement, communiquer vos renseignements personnels lorsque la loi l’autorise ou l’exige. Le tableau ci-après décline les destinataires, les finalités et les mesures prises lors de la communication de Renseignements personnels qui est autorisée par la loi sans qu’il ne soit nécessaire d’obtenir votre consentement.

     Destinataire	Finalités	Mesures
     Aux sous-traitants et mandataires.	Nous signons des contrats avec des sous-traitants et mandataires afin de vous fournir un service et/ou améliorer les services existants.	Un contrat oblige les sous-traitants à : n’utiliser que les Renseignements personnels nécessaires à la prestation du service; s’abstenir de divulguer ou de communiquer les Renseignements personnels sans notre consentement; mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses; nous permettre d’auditer ces mesures; nous aviser immédiatement lors d’un incident de confidentialité; et détruire les Renseignements personnels à la fin d’un contrat.
     À une autre partie lors d’une transaction commerciale. Une telle transaction se définit comme étant l’aliénation ou la location de tout ou partie de notre entreprise ou de ses actifs, une modification de notre structure juridique par fusion ou autrement, l’obtention d’un prêt ou toute autre forme de financement ou une sûreté prise pour garantir une de nos obligations (ci-après : la « Transaction commerciale »).	Conclure une Transaction commerciale.	Un contrat oblige l’autre partie à : n’utiliser que les Renseignements personnels nécessaires à la conclusion de la Transaction commerciale; mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses; s’abstenir de divulguer ou de communiquer les Renseignements personnels sans notre consentement; vous aviser immédiatement lors d’un incident de confidentialité; et détruire les Renseignements personnels si la Transaction n’est pas conclue ou que ceux-ci ne sont plus nécessaires à sa conclusion.
     Aux autorités légitimes.	Afin de nous conformer à une ordonnance ou une décision d’un tribunal, y compris un mandat de perquisition valide, ou d’une autorité de réglementation, nous pourrions être dans l’obligation de fournir des Renseignements personnels.	Les lois qui régissent ces autorités les obligent à mettre des mesures en place afin de respecter et de préserver la confidentialité de vos Renseignements personnels. En général, nous refusons d’y donner accès dès lors que la demande n’est pas juridiquement contraignante.
     À nos avocats ou procureurs.	Afin d’assurer notre défense ou de faire valoir nos droits, il est possible que nous communiquions, dans certains cas, vos Renseignements personnels.	Tant la loi que les lettres de mandats que nous signons obligent nos avocats à protéger la confidentialité de l’ensemble de nos communications avec eux.

   • Où pourrions-nous communiquer des Renseignements personnels?

     Afin d’atteindre les finalités définies à l’article 4 de la présente Politique, nous pourrions communiquer des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment dans d’autres provinces canadiennes.

     Avant de communiquer des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procéderons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tiendra compte :

     • de la sensibilité des Renseignements personnels;
     • de la finalité de leur utilisation;
     • des mesures de protection dont ils bénéficieront; et
     • du régime juridique applicable dans l’État où ces Renseignements personnels seront communiqués.

     Nous n’allons procéder à cette communication que si cette évaluation démontre que les Renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate au regard des principes de protection des Renseignements personnels généralement reconnus. De plus, cette communication fera l’objet d’un contrat écrit qui tient compte de l’ensemble des conclusions de l’évaluation ainsi que des modalités pour diminuer les risques qui y sont identifiés.

7. 7.CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

   Nous conservons les renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel ils ont été recueillis, pour rencontrer les exigences légales de conservation et pendant la durée nécessaire à la protection de nos intérêts commerciaux légitimes.

   Nous nous réservons le droit d’établir, de temps à autre, des politiques de destruction des Renseignements personnels. Sur demande, nous pouvons vous informer de la durée de conservation de vos Renseignements personnels.

   Si vous demandez la destruction de vos Renseignements personnels, nous déploierons des efforts raisonnables pour faire droit à cette demande le plus rapidement possible. La suppression de vos Renseignements personnels est faite dans les trente (30) jours suivant la demande.

8. 8. VOS DROITS

   TOUTE DEMANDE D’UN UTILISATEUR OU D’UNE AUTRE PERSONNE CONCERNÉE DONT LES RENSEIGNEMENTS NOUS SONT TRANSMIS DANS LE CADRE D’UN CONTRAT DE SERVICE DOIT ÊTRE ADRESSÉE AU RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE L’UTILISATEUR. SAUF POUR VOUS INFORMER DE LA SOURCE DE CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, NOUS NE RÉPONDONS PAS À CES DEMANDES. NOUS LIMITONS LEUR UTILISATION À CE QUI EST NÉCESSAIRE POUR EXÉCUTER LE CONTRAT AVEC NOS CLIENTS ET NOUS LES MODIFIONS ET LES SUPPRIMONS SUIVANT LEURS INSTRUCTIONS TEL QUE PRÉCISÉ DANS LA POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS – ACTIFS INFORMATIONNELS.

   • Le droit d’être informé de leur utilisation, communication, conservation et destruction. Cette Politique vise à atteindre cet objectif;
   • Le droit d’accéder à vos Renseignements personnels et d’obtenir, le cas échéant, des détails supplémentaires sur la manière dont nous les utilisons, communiquons, conservons et détruisons;
   • Dans certains cas, le droit de vous opposer, restreindre ou retirer votre consentement à ces opérations, moyennant la transmission d’un préavis raisonnable expédié à l’adresse de courriel fournie à la fin de la présente Politique;
   • Le droit de faire corriger vos Renseignements personnels s’ils sont inexacts ou équivoques et de les faire compléter lorsqu’ils sont incomplets;
   • Le droit de faire supprimer vos Renseignements personnels sous réserve de nos obligations légales; et
   • Le droit d’être informé d’un incident de confidentialité concernant vos Renseignements personnels et qui peut vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et nous évaluons les préjudices qu’ils peuvent causer.

   Vous pouvez exercer ces droits en expédiant un courriel à l’adresse courriel fournie à la fin de la présente Politique. Nous répondrons à vos demandes dans les 30 jours suivants sa réception, sauf lorsque la loi permet une extension de ce délai.

   Toute rectification ou suppression de Renseignements personnels sera communiquée aux tiers auxquels ces renseignements auront été communiqués.

   Sous réserve des restrictions prévues par la loi, en cas de refus de vous fournir ou de corriger vos renseignements, nous vous communiquerons les motifs au soutien de ce refus, de l’information sur vos recours ainsi que les articles applicables de la loi.

   Si nous refusons de rectifier vos Renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires eu égard aux Renseignements personnels ayant fait l’objet du refus de rectification. Nous conserverons également les Renseignements personnels ayant été l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser les recours prévus par la loi.

9. 9.TÉMOINS DE CONNEXION

   Au cours de votre utilisation de notre Site Web, il est possible que nous utilisions une fonctionnalité des logiciels de navigation, les « témoins de connexion », pour recueillir des renseignements de façon anonyme et établir votre profil d’utilisateur. Un cookie est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui identifie le navigateur -et non l’utilisateur - à nos ordinateurs chaque fois que vous visitez notre Site Web. Nous utilisons ces témoins de connexion pour adapter notre Site Web à vos préférences et pour compiler des statistiques au sujet votre utilisation. Les renseignements ainsi collectés peuvent inclure :

   • L’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) de votre ordinateur;
   • Votre zone de géolocalisation;
   • Le système d’exploitation que vous utilisez;
   • La langue de préférence;
   • La date et l’heure auxquels vous avez accédé au Site Web;
   • Le Site Web précédent que vous avez visité et qui vous a fourni un lien à notre Site Web; et
   • Le contenu visionné et téléchargé sur notre Site Web ou le nombre de visites.

   Généralement, les témoins de connexion que nous utilisons sont regroupés en trois catégories :

   • Témoins de connexion techniques :

     Les témoins techniques sont utilisés tout au long de la navigation pour faciliter l’utilisation de notre Site Web. Par exemple : un témoin technique peut être utilisé pour se souvenir de votre nom d’utilisateur pour faciliter votre connexion, pour se souvenir de vos préférences ou des options choisies;

   • Témoins de connexion analytiques :

     Ces témoins sont anonymes et ils servent à recueillir des statistiques d’utilisation de notre Site Web; et

   • Témoins de connexion publicitaires :

     Ces témoins peuvent être ajoutés par le Site Web ou par d’autres sites diffusant de la publicité ou des annonces. Ces témoins recueillent de l’information de façon anonyme et établissent votre profil de visiteur.

   Si vous le désirez, vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez des témoins ou pour qu’il les refuse. Il est possible d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré.

   Ce faisant, votre usage de notre Site Web peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions. Nous vous invitons à consulter les sites Ads Setting et Network Advertising Initiative ainsi que les instructions ou la section d’aide de votre navigateur pour plus d’informations sur les témoins de connexion.

10. 10. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

    Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou encore pour exercer vos droits, veuillez, communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :

    • Responsable de la protection des renseignements personnels
    • 202-440 Notre-Dame
    • Repentigny (Québec)
    • J6A 2T4

    Ou par courriel : rprp@vigilance.ca

    Veuillez fournir suffisamment de détails dans toute correspondance que vous nous adressez pour nous permettre d’identifier les renseignements auxquels vous souhaitez accéder ou que vous souhaitez faire corriger, le cas échéant. Nous vous recommandons de sécuriser vos courriels. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

11. 11. MODIFICATION

    Vigilance se réserve le droit de modifier le contenu de la présente Politique en tout temps. Tout changement apporté figurera sur notre Site Web et sera porté à votre attention lors de votre connexion. Nous vous recommandons d’imprimer une copie de la présente Politique pour vos dossiers et de réviser cette section de notre Site Web périodiquement.